La comunicación organizacional

La comunicación organizacional

Consiste en el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una compleja organización. Dicho proceso puede ser interno, es decir, basado en relaciones dentro de la organización, o externo (por ejemplo, entre organizaciones). Si la organización se trata de una empresa, la comunicación distingue tres sistemas:

Operacionales, se refiere a tareas u operaciones.
Reglamentarios, órdenes e instrucciones.
Mantenimiento, relaciones públicas, captación y publicidad.

Si ampliamos la concepción de comunicación, comunicación organizacional también puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos.

La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicación organizacional. Así pues, la comunicación organizacional estudia las formas más eficientes dentro de una organización para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al público externo. Hay diversos tipos de comunicación organizacional:

La Comunicación puede fluir vertical u horizontalmente

Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación Vertical a aquella que fluye ascendente o descendentemente entre subordinados y mánagers. Esta comunicación permite regular y controlar la conducta de los subordinados en aspectos tales como:

 Instrucciones y planificación de las tareas
 Información relativa a procedimientos, prácticas, políticas.
 Valoración del rendimiento de los empleados, etc.

DESCENDENTE: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

Gerente- Supervisor- Empleados, obreros, técnicos, etc.

ASCENDENTE: Esta comunicación fluye en forma apuesta a la anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

Obrero, empleados, técnicos, clientes-Supervisor-Gerente

Ejemplos Organizacionales de Comunicación Ascendente
 •Informes de desempeños preparados por supervisores
 •Buzones de sugerencia
 •Encuesta de actitud de los empleados
 •Procedimientos para expresar quejas
 •Encuestas.

LATERAL: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros de una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos. Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción. Supervisor Depto. Compras Supervisor Depto de Finanzas.

REDES DE LA COMUNICACIÓN:

Las redes de la comunicación definen los canales por los cuales fluye la información. Los canales de una organización pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso respectivo dentro de la empresa. Las redes Formales son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales. puede tomar cualquiera, saltar niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades sociales de los miembros internos de la organización, por ejemplo los rumores o chismes.

Una red formal se puede presentar de tres formas:
 a cadena,
 la rueda
 todo el canal.






Cadena

La cadena sigue rígidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisión de los datos es lo más importante.
La rueda se apoya en un líder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un líder, es rápido y alta precisión

Rueda


Toda la red del canal permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se busca una mayor satisfacción, su precisión es moderada y no es probable que surjan lideres.

Todos los Canales


En cuanto a las redes informales la información puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como más confiable y creíbles que las informaciones emitidas por la gerencia a través de las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que crean aprensión, por ejemplo el secreto y la competencia que típicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designación de nuevos jefes, reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo.

Es importante entender que el chisme es una parte de la red de información de cualquier grupo u organización, le muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA ORGANIZACIÓN

•La filtración es la manipulación de la información del emisor para que sea vista más favorablemente por el receptor. Los intereses personales y las percepciones de lo que es importante de aquellos que resumen están presentes en los resultados de la información, lo que hace imposible que los receptores consigan información objetiva. Mientras más vertical es la estructura de la organización más posibilidades de filtración habrá.
•Percepción selectiva en el que los receptores ven y escuchan en forma selectiva basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo que no permite que se perciba la realidad y en su lugar se interprete según el parecer de cada cual.
•Defensa. Cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que retardan la comunicación eficaz
•Lenguaje. La edad, la educación y los antecedentes culturales son variables que influyen en el lenguaje que una persona usa. Las palabras significan diferentes cosas para diferentes personas lo que crea dificultades en la comunicación.

“Una vez más: ¿cómo motivar a los empleados?” Análisis del artículo de F. Herzberg

Análisis del artículo de F. Herzberg.
“Una vez más: ¿cómo motivar a los empleados?”


Durante los años 50 y 60, Frederick Herzberg investigó sobre las cosas que motivan y causan satisfacción e insatisfacción al personal de una organización. Al preguntarle a los trabajadores sobre lo que los hacía infelices en el trabajo, aparecen muchos conceptos desde el nivel jerárquico, el sueldo, el entorno físico etc. El trabajo de Herzberg influyó a toda una generación, pero estos conceptos no influyeron mucho en las organizaciones. ¿Cómo conseguir que un empleado haga lo que yo quiero? La psicología de la motivación es tremendamente compleja. Se han dado muchas ideas de motivación pero la que Frederick Herzberg da a entender es la motivación basada con KITA.

¿Cuál es la forma más sencilla, segura y directa de conseguir que alguien haga algo? ¿Pedírselo? Pero si la persona no quiere realizarlo entonces se requiere asesoría psicológica para determinar su abstinencia. ¿Darle un incentivo económico? Es muy complejo y dificultoso administrar un sistema de incentivos. El método más seguro para conseguir que el personal realice sus labores en el trabajo es darle una patada en el trasero, este sistema lo podemos definir como KITA (kick in the ass).

El KITA tiene varias formas: 1) KITA física negativa, que es la aplicación literal de término, 2) KITA psicológica negativa, que es la presión psicológica sobre el trabajador, persecución para que realice sus labores, 3) KITA positiva donde se considera a la motivación personal del trabajador por una recompensa. Algunas de las prácticas del KITA positivo para el personal que se desarrollan como intento de difundir motivación son: reducción del horario, salario alto, beneficios extra salariales, capacitación del personal, capacitación en sensibilidad, comunicación, comunicación de dos vías, participación en el trabajo, aconsejar a los empleados, etc.

Las motivaciones hacen evitar dolores procedentes del entorno, enfocándose en las necesidades biológicas básicas como los son el dinero y la alimentación, convirtiéndose en el impulso específico de todas las personas. Otra necesidad personal es la capacidad de logro y, a través del logro, crecer psicológicamente.
El triángulo eterno, nos entrega tres filosofías generales de administración del personal:
- Los teóricos de la organización creen que las necesidades humanas son ajustable a situaciones específica, por lo que la función principal de los administradores de personal es ser tan pragmáticos como la ocasión lo exija. .
- El ingeniero industrial sostiene que la humanidad se orienta mecánicamente y es motivada económicamente.
- Los científicos de las conductas se centran en los sentimientos de grupo, en las actitudes individuales de los empleados y en el clima social y psicológico de la organización.

La teoría de la motivación –higiene, sostiene que el trabajo debe ser enriquecido para conducir a una utilización efectiva del personal y crecimiento psicológico.

La carga de trabajo. Al tratar de enriquecer ciertos trabajos, la gerencia a menudo reduce el aporte personal de los empleados. Aumentar la carga de trabajo simplemente amplía la falta de sentido del trabajo. Ejemplos de este planteamiento y sus efectos son:
- Desafiar al empleado aumentando la cantidad de producción prevista.
- Añadir otra tarea sin sentido a la ya existente normalmente una rutinaria de oficina.
- Rotar las tareas de algunos cargos cuyos trabajos necesitan ser enriquecidos.
- Eliminar las partes más difíciles de una tarea, liberando al empleado para que consiga mayores logros en las labores menos exigentes.

El argumento final para el enriquecimiento laboral se resume: si tiene empleados para un trabajo úselo. Si no puede usarlos deshágase de ellos ya sea mediante la automatización o seleccionado a alguien con menos capacidades. Si no puede usarlos ni deshacerse de ellos tendrá un problema de motivación,

En la empresa en la cual trabajo el tipo de KITA que se deja ver es el KITA positivo, ya que con el tiempo y la evolución de las organizaciones el KITA psicológico negativo está quedando atrás. La organización donde participo se distingue por difundir el tema de la motivación diariamente hacia su personal, como es la reducción del horario basándose mayormente en trabajar un horario cómodo donde se puedan cumplir las metas y a la vez estar conforme con el tiempo entregado a la familia. La organización se preocupa mucho de la responsabilidad social por superar el nivel de cesantía y de incluir mayormente a estudiantes a sus labores y a la vez se preocupan mucho del medio ambiente y evitar la contaminación acústica del entorno. En el ámbito de la capacitación laboral interno de la organización se preocupan del personal entregando instrucción y procedimiento de las diferentes secciones de la empresa mediante el protocolo de atención. La comunicación interna es muy constante ya que los supervisores se preocupan mucho del personal que tienen a cargo de las diferentes secciones.
Mi organización tiene una misión a la que las demás empresas no la tienen, un objetivo focalizado en la atención al cliente, su preocupación hacia los trabajadores y los diferentes capacitaciones que la organización entrega al personal lograra que la empresa logre cumplir la misión.

¿Cómo afecta el KITA utilizado en la percepción del clima laboral de la organización? No todo el personal está de acuerdo a la política de la empresa o a las diferentes formas de trabajo que imparte la supervisión. En la organización en la que me encuentro hay diferentes secciones, entonces una sección que es de cajeros no compite diariamente por porcentaje de venta, uno está a cargo solo de realizar la finalización de la compra y el porcentaje de ganancia se ve por la cantidad de persona que atiende y de la forma la cual cancelan. En cambio los vendedores no se pelean a los clientes ya que ellos ganan el sueldo del mes y un porcentaje de una bolsa común en general del departamento. No hay una competencia entre trabajadores y discordancia entre ellos si las hay a veces con la empresa en si, por la forma de escuchar y dar solución a las trabajadores por que como ya hemos leídos los trabajadores desean ganar harto pero trabajar poco, y la empresa no funciona así en otras empresas el formato de venta es diferente ya que la competencia entre vendedores es notoria y el clima no es muy favorable ya que compiten por el salario. Creo que la mejor forma de motivar a los trabajadores es de la primera vez que ellos entran a la empresa y observa la preocupación que tiene la organización hacia ellos, y así uno como trabajador tiene una responsabilidad con la empresa y la familia por los beneficio que esta entrega y la atención a los requerimiento que la organización puede solucionar y hacer sentir a los trabajadores que el departamento no llego solo a la supervisión solamente sino que puede llegar más arriba que la supervisión.